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一、公司合同的管理机构和管理程序 1.关于合同管理机构 根据公司的管理体制规定，合同管理机构有的在业务开发部门，有的在财务部门，有的在工程部门，有的在质量管理部门，规范的公司会将公司的所有合同指定一个部门来审核并由固定的部门来进行管理；但不管是由何部门管理，都要明确职责和权限。 2.关于合同管理程序，方法与过程的控制 管理程序主要是明确合同签订过程如何控制，避免签订不合法的合同。主要包括如下内容： 1）合同签订前的评审： 首先涉及由哪个部门或哪几个部门负责评审及评审的内容和范围等要明晰。 评审内容也要作明确的规定，一般应涉及对客户资信评估，递交项目建议书方面的项目报价，自我评审与控制，对客户相关要求的评审，合同风险评估。 合同风险评估主要考虑如下方面： 是否有显示公平的条款； 对方提供的合同文本对我方是否有利； 对方资信是否存在风险； 客户是否提出违法要求等。 2）合同起草与签订 谁负责合同起草与签订，谁负责审核与批准。 3）合同的变更管理 应明确一般变更的评审人与重大变更的评审人。 4）合同履行的跟踪 要明确合同跟踪合同履行的一个或几个部门，定期对合同的整体实施情况进行监控。 5）合同收尾阶段管理 对已经完成的重点项目，应明确由哪个部门提供合同总体运行报告，对成本和风险控制作出有参考价值的总结。 3.关于合同管理责任 为保证制度的有效运行，应明确相关部门的管理责任。 4.关于合同信息管理与备案归档 明确合同文本管理部门及对合同文本使用、借用的权限及程序。 二、关于公司合同的签订及履行应注意的事项 1.签订合同首先要明确的两个基本原则： （1）如果不是即时清结的合同，应当以书面方式订立。这样争议发生之时，便于明确责任。签订书面合同有两个基本目的：一是明确各自的权利义务；二是作为证据，纠纷发生后，可向司法机关提供，用以证实自己主张的凭证。有些单位在经济往来中为了省事方便或者出于对客户的信任，而仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。这时，由于难以举证或证据不足而往往导致己方无法立案或者诉讼请求不能得到法院的支持。 （2）对合同的各个条款要做到明确、详细。 2.签订合同主体资格的审查 依据不同的签约人要着重审查如下材料： （1）由对方法定代表人亲自签约的情况 ②营业执照上记载的 法定代表人是否与合同上的签约人有出入； ③签约人的身份证等有关身份材料的审查； ④对方营业场所以及是否正常经营等。 （2）由对方特定的业务员签约的情况 ①业务员的身份证明材料； ②业务员与委托单位的关系； ③业务员与委托单位是否有合法有效的委托手续； ④业务员是否得到委托单位的授权，特别要注意审查委托代理的权限、委托代理的期限。特别防范无权代理、越权代理； ⑤委托单位是否有企业营业执照，签约时是否还存在。 总之在签约之前务必要对对方当事人的情况进行具体认真的核实。采用的方式可以是电话询问、写信、发函、上门考察，以及到有关部门查询等。在经过一番调查的基础上，较为具体地掌握对方的情况，这是签订合同的第一步。 3.合同主要内容的审查。 一般来说合同的内容由当事人约定，主要包括以下条款：①当事人的名称或姓名、住所；②标的；③数量；④质量；⑤价款或报酬（付款期限、付款方式）；⑥履行期限、地点、方式；⑦违约责任（损失赔偿、违约金计算方式）；⑧解决争议的方法；（法院、仲裁委员会）。针对我们比较常用的服务合同，就以上各主要条款一一进行解释。 （1）审查合同的名称是否与合同的内容相一致。 （2）合同当事人的名称或者姓名和住所。除了前面说到的对当事人主体资格的审查程序以外，在签订合同之时还要认真核对合同上对方当事人的名称是否与其加盖的公章完全一致，这点是相当重要的。如果是中国大陆的公司，最好要求对方加盖公章。签订合同时缺乏对方单位公章，结果当对方单位否认该合同时，无法证明签订合同是单位行为还是个人冒用单位名义而为的行为。 曾经有过这样的案子：甲公司与乙公司签订合同，合同上乙公司的名称与其公章所显示的名称有出入，而甲公司在签订合同时并未注意这点，这样产生争议之后，造成诉讼上的极大不利。 （3）加强对合同标的的审查。就服务合同而言，就是要明确服务范围。对容易产生歧义的名称，可以加以特别的说明，以免产生不必要的争议。举个很典型建筑工程安装方面的案子：当时合同中只写到，甲方应当为乙方安装“优质木门”，合同履行之后，乙方进行验收，发现安装的是三合板木门，于是发生争议，诉至法院。在法庭上，乙方说甲方违约，未安装优质的实木门，而甲方则坚持是严格按照合同履行的，并指责乙方要求安装优质的实木门，纯属无理取闹。其实双方争议的焦点在于：木门是否就是实木门，是否包括三合板木门。可见正是因为对标的物名称规定得不规范、不明确才导致这起纠纷的产生。 （4）对标的物的数量、单价、金额进行必要的核对。对服务合同就是要明确收费的项目，方式等 （5）质量方面的要求、技术标准，以及供方对质量负责的条件和期限，应当规定得明确具体。就服务合同而言，就是明确对所提供服务的具体要求。 （6）关于标的物的验收，要严格规定具体的验收程序。例如要求对方在收到标的物以后及时签收，如有异议应当在一定期限内通知我方，否则视为我方已完成合同的履行。 （7）关于结算方式及期限。采用什么样的结算方式，对保证我方债权的实现有着举足轻重的意义，这里要针对对方的履约能力（商业信誉）采取风险系数相对小的一些履约方式。在买方用支票付款时，要按规定的程序进行检查，以免被买方用虚开的支票拿走标的物。为防止对方虚开支票，可直接到出票人开户行去持票入帐，这样可查证该支票是否兑现。 （8）在合同中可以明确定金条款，可有效保证我方权益。另外，违约责任条款也要本着对我方有利的原则加以明确规定。 4.合同履行应注意的问题 （1）有合同并不当然代表合同已履行。完成工作成果时应由对方签收回单，回单最好有对盖章，若没有盖章应有授权人签字（可以在文面上体现出的授权人，如合同签订人、对方在合同中指定的经办人）。 （2）若我方有付款义务，对方收款单位与合同当事人不一致的，应让合同当事人提供付款指示说明。 （3）若对方让第三方对我方付款，应让付款人出具代付款证明。 （4）合同履行中注意留存证据。在交易过程中不注意妥善保管交易往来文件，当纠纷发生的时候，文件不全而导致某些交易细节缺乏证据，或者某些文件原件丢失，只保留了复印件。因为复印件很容易伪造，复印的字迹不能进行笔迹鉴定，因此不能单独作为证据，当对方不承认该复印件时法院难以采信。 （5）业务部门与财务部门密切沟通，对应收帐款及时催收，防止欠款超过诉讼时效。 （6）若有合同纠纷发生，应注意收集提供以下证明合同订立、履行、变更的证据： ①书面合同或口头协议内容及证明人证言； ②交付标的物或提取标的物的单证的证据； ③交付有关单证和资料的证据； ④接收标的物的证据； ⑤标的物数量、质量异议通知的证据； ⑥样品查封及样品质量的证据； ⑦第三人对标的物主张权利的证据； ⑧合同变更、解除的证据； ⑨违约情况的证据； ⑩违约金或损失赔偿数额及其他证据
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