专利文件的管理方式，请提建议

我们目前做法是各种文件归类存放。
受理通知书和专利证书因为比较重要，都集中到研发部门行政管理处保存，其他的文件我们自己存放，例如所有的委托合同放在一起；所有的技术交底书放在一起；每个案子的审查意见等装进一个档案袋堆放在那里，等等。
每个专利申请经历的过程不一样，产生的文件也不一样，专利数量多了就容易乱，感觉潜藏很多隐患。
我的想法是针对每份专利建档，一份专利产生的所有文件存放在一起。
具体来说，每份专利对应一个档案袋，封面贴固定格式的表格，列出专利会产生的所有文件，每次接到该专利的新文件，处理完后存入档案袋并在封面相应项目上标记，写上存入时间。
但是具体实施的时候感觉需要用心部署，例如专利有地域、类型之分，不同地域可用不同颜色的档案袋，不同类型需用不同格式的封面表格，需要考虑到将来可能发生的问题，等等。
不知道可不可行，前辈路过请勿见笑，公司的专利工作几年前才开展，各项工作都是摸索中前进......
不知大家的文档都采用什么方式存放，请给些建议，谢谢

首先，各种中间文件和证书一样重要，因为在后续涉及侵权或者需要确权的时候，需要考虑中间文件的，主要考虑是否有反悔行为。
其次，完全可以考虑电子扫描的方式进行电子存档。

谢谢楼上，您说得没错，我正是觉得中间文件也很重要，所以才觉得现有方式有隐患。
您是否有什么好的管理方式呢，或者您对我所述的想法有什么看法和建议呢？
另外，电子存档我们一直都有进行，但是考虑到纸质档案也需要可靠地存档，例如有时候需要拿原件作为证据，所以还是需要一套完善的纸质档案保管体系。

可以考虑参考事务所的管理经验，首先，每个个案肯定是要单独建档的，编号可以考虑按照申请国别、技术领域等等综合 考虑。第二，每个案子的档案夹也可以像事务所里那样分上下两部分，一部分是官文，另一部分是与代理机构的往来信件之类的（假如委托代理机构的话），都按时间归档。事无巨细，只要是发生过的事情，最好都留下记载，包括email，都应该打印出来留档。因为你不知道将来可能发生什么事情，可能会用到什么文件，还是都留下来的好。每个档案夹的背面都有封套，可以在授权之后将专利证书别在封套里。

楼上的方法不错，值得借鉴。
最好每个个案都单独建档，按时间顺序放置，并可在每份档案前列一份标准化的list清单，来了什么文件就往上标注时间呀，需不需要答复或者交费期限什么的。另外电子清单一定要做的详细，这样才知道下一步该做什么，案子进展到哪一步了。

看来这种做法是可取的，就待如何完善化了
各个细节上的操作欢迎继续提出各位的好主意

档案号中的流水号是要把所有的专利依照申请日期从小到大排呢，还是分出地域来，每个国家的专利一套流水号呢

专利文件管理最主要的是细心和及时更新存档，
我们公司目前的做法是，所有专利的电子档和书面档都有，管理方式是，
按照个案统一存放在一起，书面档是统一用档案袋存储，在档案袋外面写明案号和受理名称，并于查找，电子档是每个案子新建文件夹，与本案相关的资料全部存放在里面， 另外受通、专利证书、初审合格通知书、实审通知书电子档，在另外新建文件夹存储，
另外政府没年的上半年和下班年都有专项奖金发给企业，专利专项奖金申请所需提供的资料，可另外建立文件夹，比如2008年上半年申请的专利在收到受通时就应该存入2008年新建文件夹里面，
便于后续专利奖金申请时，在次重新整理，会花费蛮多的时间，

非常感谢cinday ！
还有一问题，我们公司的
“缴纳申请费通知书”、
“请求提前公开声明”、
“发明专利申请初步审查合格通知书”、
“发明专利申请公布通知书”、
“发明专利申请进入实质审查通知书”
以及国知局开具的所有收费收据
这些文件的原件都由合作的事务所帮我们保管，扫描或复印件也没有给我们，对方说如果有需要，可以随时提供给我们。
请问，这些文件是由自己要回来保管比较可靠呢，还是需要时去事务所调取比较好呢？如果是后者，我们需要索要扫描或复印档留存吗？

南月 wrote:
非常感谢cinday ！
还有一问题，我们公司的
“缴纳申请费通知书”、
“请求提前公开声明”、
“发明专利申请初步审查合格通知书”、
“发明专利申请公布通知书”、
“发明专利申请进入实质审查通知书”
以及国知局开具的所有收费收据
这些文件的原件都由合作的事务所帮我们保管，扫描或复印件也没有给我们，对方说如果有需要，可以随时提供给我们。
请问，这些文件是由自己要回来保管比较可靠呢，还是需要时去事务所调取比较好呢？如果是后者，我们需要索要扫描或复印档留存吗？

这些原件资料都应该自己保管哈，要可靠些三，查找也方便
“每份专利对应一个档案袋，封面贴固定格式的表格，列出专利会产生的所有文件，每次接到该专利的新文件，处理完后存入档案袋并在封面相应项目上标记，写上存入时间。”
偶就是这么做滴，目前专利数量　还不是很么滴多，估计以后多了还是要再想下更好滴方法来管理相关资料